यह लेख ecount ERP में Company Setup – General टैब की व्याख्या करता है, जिसमें भाषा, नाम केस, यूनिट डिस्प्ले, रिपोर्ट व्यू विकल्प, GST सेटिंग्स, E‑Way Bill लिमिट, और उन्नत बिलिंग तथा शाखा कॉन्फ़िगरेशन शामिल हैं। यह सिस्टम प्रशासकों के लिए है।
📋 Overview
Company Setup स्क्रीन पूरे ERP सिस्टम के लिए डिफ़ॉल्ट व्यवहार को परिभाषित करती है। कंपनी निर्माण के दौरान इन सेटिंग्स को कॉन्फ़िगर करें और केवल अधिकृत प्रशासकों द्वारा ही संशोधित करें।
⚙️ Settings / configuration
Language Option
- Language: डिफ़ॉल्ट भाषा चुनें (जैसे, en = English, gu = Gujarati, hi = Hindi)।
- भाषा बदलने से मौजूदा डेटा डिस्प्ले पर प्रभाव पड़ सकता है; पहले बैकअप लें।
Letter Case For Primary Name
- UPPERCASE: सभी टेक्स्ट बड़े अक्षरों में बदल दिया जाता है।
- Capitalize: प्रत्येक शब्द का पहला अक्षर बड़ा किया जाता है।
- Lowercase: सभी टेक्स्ट छोटे अक्षरों में बदल दिया जाता है।
- None: कोई स्वचालित परिवर्तन नहीं।
Unit Option
- Decimal Point For Unit: क्वांटिटी‑आधारित फ़ील्ड्स में दिखाए जाने वाले दशमलव अंकों की संख्या। अनुशंसित मान: ट्रेडिंग 2‑3, मैन्युफैक्चरिंग 3‑4, केमिकल 4‑6।
- Decimal Point For Rate: आइटम रेट्स के लिए दशमलव सटीकता। सोना, रसायन, कपड़े जैसे वस्तुओं के लिए अधिक सटीकता उपयोग करें।
View Option
- Monthly Zoom Required: रिपोर्ट्स (सेल्स, परचेज, कैश फ्लो, लेज़र) में महीने‑वार ड्रिल‑डाउन सक्षम करता है। खातों और प्रबंधन रिपोर्टिंग के लिए अनुशंसित।
- Day Zoom Required: दैनिक लेन‑देन विवरण के लिए दिन‑वार ड्रिल‑डाउन सक्षम करता है। कैश/बैंक समीक्षा और सेल्स ट्रैकिंग के लिए अनुशंसित।
- Default Days Range For List: डिफ़ॉल्ट रूप से कितने हाल के दिन लोड होंगे, सेट करता है (जैसे, 15 दिन)।
- Start/End Date Of List: डिफ़ॉल्ट “From” और “To” तिथियां (Current Date, Month Start/End, Year Start/End). अनुशंसित: Year Start / Year End।
- End Date Of Get Parent List: पैरेंट और लिंक्ड रिपोर्ट्स के लिए डिफ़ॉल्ट समाप्ति तिथि। अनुशंसित: Year End।
- Default Grid Page Size: प्रारंभ में लोड होने वाले रिकॉर्ड्स की संख्या (50, 100, 200). अनुशंसित: 50।
GST Date Start From
GST लागू होने की शुरुआत तिथि सेट करें (भारत: 01‑07‑2017). GST रिपोर्ट्स, वैलिडेशन, और टैक्स कैलकुलेशन में उपयोग होता है।
Default E‑Way Bill Limit
E‑Way Bill लागू होने की सीमा राशि निर्धारित करता है (वर्तमान भारतीय नियम के अनुसार ₹50,000). सीमा से अधिक होने पर सिस्टम उपयोगकर्ता को अलर्ट कर सकता है।
Advance Tab
- Bill To Bill Enabled: बिल‑वाइज़ अकाउंटिंग सक्रिय करता है, जिससे प्रत्येक इनवॉइस के लिए बकाया बैलेंस उपलब्ध रहता है।
- Bill By Bill Compulsory Required: रसीद/भुगतान प्रविष्टि के दौरान इनवॉइस रेफ़रेंस चयन को अनिवार्य बनाता है, जिससे सटीक ट्रैकिंग हो सके।
- Auto Bill To Bill Outstanding In Sales: सेल्स बिलिंग के दौरान बिल‑वाइज़ बकाया एंट्रीज़ स्वतः बनाता है।
- Allow Duplicate Account Name: समान नाम वाले कई अकाउंट्स की अनुमति देता है; आमतौर पर भ्रम से बचने के लिए इसे डिसेबल रखें।
- Branch Wise Separate Account: प्रत्येक शाखा के लिए अलग अकाउंट रिकॉर्ड रखता है – मल्टी‑ब्रांच या फ्रैंचाइज़ व्यवसायों के लिए।
- Branch Wise Separate Product: प्रत्येक शाखा के लिए अलग आइटम मास्टर रखता है – विभिन्न प्रोडक्ट कैटलॉग के लिए।
- Branch Wise User Fields Separate: शाखा‑विशिष्ट यूज़र‑डिफ़ाइंड फ़ील्ड्स को सक्षम करता है।
- Branch Wise Separate Product Master: प्रत्येक शाखा के लिए स्वतंत्र प्रोडक्ट मास्टर मैनेजमेंट बनाता है; केवल इम्प्लीमेंटेशन प्लानिंग के दौरान सक्षम करें।
- Enable Merge Branch: शाखाओं के बीच लेन‑देन और रिपोर्ट्स को एकीकृत करने की अनुमति देता है। Default Merge Branch Required डिफ़ॉल्ट रूप से मर्ज्ड डेटा दिखाता है।
- Centralize Voucher Numbers In Sales/Purchase/Bill Return: सभी शाखाओं में एक ही वैउचर नंबरिंग सीक्वेंस का उपयोग करता है।
- Two Step Verification Required: लेन‑देन पूर्ण होने से पहले अनुमोदन की आवश्यकता होती है – मध्यम और बड़े व्यवसायों के लिए अनुशंसित।
💡 Tip: अपनी उद्योग के अनुसार दशमलव सेटिंग्स को समायोजित करें ताकि सटीकता और पठनीयता का संतुलन बना रहे।
⚠️ Note: डेटा एंट्री के बाद ब्रांच‑वाइज़ विभाजन को सक्षम करने से डेटा माइग्रेशन की आवश्यकता पड़ सकती है।
✅ Summary
- डिफ़ॉल्ट भाषा सेट करें और बदलने से पहले बैकअप पर विचार करें।
- मास्टर नामों के लिए उपयुक्त लेटर‑केस विकल्प चुनें।
- उद्योग की आवश्यकताओं के अनुसार यूनिट और रेट के दशमलव पॉइंट कॉन्फ़िगर करें।
- रिपोर्टिंग के लिए आवश्यकतानुसार Monthly या Day Zoom सक्षम करें।
- प्रदर्शन के लिए डिफ़ॉल्ट लिस्ट डेट्स और ग्रिड पेज साइज निर्धारित करें।
- अनुपालन के लिए GST शुरुआत तिथि और E‑Way Bill सीमा दर्ज करें।
- सटीक बिलिंग के लिए Bill‑to‑Bill, अनिवार्य इनवॉइस चयन, और ऑटो‑आउटस्टैंडिंग सक्रिय करें।
- जब मल्टी‑ब्रांच संरचना की आवश्यकता हो तभी ब्रांच‑वाइज़ सेटिंग्स उपयोग करें।
- अतिरिक्त सुरक्षा के लिए Two Step Verification पर विचार करें।