પરિચય
eCount ERP ક્લાઉડ સોફ્ટવેર બધા કામો ને પાંચ મુખ્ય સ્તરની મેનુમાં ગોઠવે છે. દરેક મેનુને સમજવાથી યૂઝર ઝડપથી માસ્ટર ડેટા, ટ્રાન્ઝેક્શન સ્ક્રીન, રિપોર્ટ, યુટિલિટીઝ અને સિસ્ટમ સેટઅપ શોધી શકે છે.
મુખ્ય મેનુ રચના
- Master
- Transaction
- Report
- Utility
- Setup
1. માસ્ટર મેનુ
આ તમામ માસ્ટર‑ડેટા એન્ટ્રી સ્ક્રીનને સમાવતી છે. સામાન્ય એન્ટ્રીઓમાં સમાવેશ થાય છે:
- Account, Account Group
- Product, Product Group, Price List
- Process Master, Branch Master, Place Master
- Salesman, Labor, HSN Code
- તમારા વ્યવસાય દ્વારા જરૂરી કોઈ પણ વધારાનો માસ્ટર રેકોર્ડ
આ મેનુમાંથી તમામ માસ્ટર રેકોર્ડને ઉમેરવામાં, સંપાદિત કરવામાં અથવા કાઢવામાં આવી શકે છે.
2. ટ્રાન્ઝેક્શન મેનુ – સામાન્ય કંપની પ્રકાર
વાઉચર અને ટ્રાન્ઝેક્શન સ્ક્રીન પ્રદાન કરે છે. મુખ્ય કેટેગરીઝ છે:
- Payments & Receipts: Bank Payment, Bank Receipt, Cash Payment, Cash Receipt, Contra, Journal Voucher
- Credit/Debit Notes: Credit Note, Debit Note, Credit Entry Without Stock, Debit Entry Without Stock
- GST Transactions: GST Expense Entry, GST RCM, GST Income, GST Payment, GST Utilization, GST General
- Sales Process: Quotation, Order, Delivery Challan, Sales Bill, Sales Return, Sales Bill from Challan
- Purchase Process: Purchase Invoice, Purchase Return
- Production & Stock: Production Entry, Physical Stock Entry, Stock Transfer, Stock General Entry
- Quick Entry: Bank Payment Quick Entry, Cash Payment Quick Entry, Bank/Cash Import from Excel
3. રિપોર્ટ મેનુ
વિત્તીય, ઇન્વેન્ટરી અને GST રિપોર્ટની વ્યાપક શ્રેણી સુધી પહોંચો:
- Accounting Reports: Account Book, Account Ledger, Voucher List, Day Book, Bank Book, Cash Book, Receipt Register, Outstanding, Receivable/Payable, Bill‑by‑Bill, FIFO, Trial Balance, Trading Account, Profit & Loss, Balance Sheet
- Sales & Purchase Registers: Sales Register, Purchase Register, Quotation Book, Order Book, Delivery Challan Book
- Stock Reports: Stock Register, Negative Stock, Reorder Level, Location‑wise Stock, Batch‑wise Stock, Stock Transfer Report
- GST Reports: GSTR‑3B, GSTR‑1, GSTR‑2, GST‑9, GST Summary
- TDS/TCS Reports: TDS Summary, TCS Summary
- Management Information System (MIS): Consolidated MIS dashboards and summary reports
4. યુટિલિટી મેનુ
સિસ્ટમ એડમિનિસ્ટ્રેશન અને ડેટા હેન્ડલિંગને સપોર્ટ આપતા ટૂલો:
- User Management – create users, assign rights, audit logs
- Communication – WhatsApp log/setup, SMS log/setup
- Data Utilities – Import/Export, Tally interface, Data Freeze/Unfreeze
- Financial Utilities – Capital entry, Depreciation, Interest, Discount, TDS calculation, Commission entry
- Merge & Renumber – Account merge, Product merge, City/State merge, Voucher renumbering
- Printing – Barcode printing, Personal diary, Reminder labels
- System Utilities – Custom user fields, Report files, Document repository
5. સેટઅપ મેનુ
કોર સિસ્ટમ પેરામિટર્સને કન્ફિગર કરો:
- Company & Branch Setup
- Sales Setup – Invoice types, Expense formulas, Linking options
- Purchase Setup – Invoice tabs, Expense formulas
- Voucher Setup – Numbering, Default values
- Tax Setup – GST, TDS, TCS
- Communication Setup – Email, SMS, Cellular, Notification
- Resource & Reminder Setup
6. ટ્રાન્સપોર્ટ / લોજિસ્ટિક વિશિષ્ટ ટ્રાન્ઝેક્શન મેનુ
જ્યારે કંપની પ્રકાર *Transport/Logistic* પર સેટ કરવામાં આવે છે, ત્યારે ટ્રાન્ઝેક્શન મેનુ હેઠળ વધારાની ટ્રાન્ઝેક્શન સ્ક્રીન દર્શાવવામાં આવે છે.
બાહ્ય ઓપરેશન
- L.R. Entry (GR Entry)
- Memo Entry
- Memo Transfer
- Loading Sheet
- Freight Memo Entry
આંતરિક ઓપરેશન
- Memo Receive
- Out For Delivery
- Delivery of L.R.
- Bulk Delivery
- Inward Quick Memo
- POD Receive
સામાન્ય ટ્રાન્સપોર્ટ ટ્રાન્ઝેક્શન
- Full Load
- Trip Entry
- Truck Expense
- Unloading
- Inventory
- Vehicle Maintenance
- Toll Tax
બીજા બધા મેનુ (Master, Report, Utility, Setup) સામાન્ય કંપની પ્રકાર જેવા જ રહે છે.
7. ક્વિક લિંક & ટૂલ્સ (રાઇટ‑સાઇડ વર્ટિકલ મેનુ)
વર્ટિકલ ટૂલબારમાં કેલ્ક્યુલેટર, API ઇન્ટેગ્રેશન, એપ ઇન્ટેગ્રેશન, ટિકિટ બનાવટ, અને સંપર્ક માહિતીના શોર્ટકટ પ્રદાન કરે છે. યૂઝર ઝડપી ઍક્સેસ માટે કયા લિંક્સ દેખાશે, તે કસ્ટમાઇઝ કરી શકે છે.
વારંવાર પુછાતા પ્રશ્નો
- શું હું માસ્ટર મેનુમાંથી ટ્રાન્ઝેક્શન સ્ક્રીન સુધી પહોંચી શકું? હા, પરંતુ માસ્ટર મેનુ માત્ર માસ્ટર‑ડેટા સ્ક્રીન બતાવે છે. ટ્રાન્ઝેક્શન સ્ક્રીન માત્ર ટ્રાન્ઝેક્શન મેનુમાં હોય છે.
- શું ટ્રાન્સપોર્ટ‑વિશિષ્ટ મેનુ નોન‑ટ્રાન્સપોર્ટ કંપનીઓમાં દેખાય છે? નહી. તે માત્ર ત્યારે દર્શાવવામાં આવે છે જ્યારે કંપની પ્રકાર Transport/Logistic પર સેટ હોય.
- હું Tally માટે ડેટા ક્યાં Export કરું? ઉપયોગ કરો Utility → Data Utility → Import/Export →Export to Tally.
મુખ્ય નિષ્કર્ષ
eCount ERP ની પાંચ‑મેનુ આર્કિટેક્ચર બધા ઉદ્યોગો માટે નેવિગેશનને સ્ટાન્ડર્ડાઈઝ કરે છે. યોગ્ય કંપની પ્રકાર પસંદ કરતાં, ટ્રાન્સપોર્ટ વ્યવસાયને વધારાના ટ્રાન્ઝેક્શન વિકલ્પો મળે છે, જ્યારે માસ્ટર, રિપોર્ટ, યુટિલિટી અને સેટઅપ ફીચર્સનો સંપૂર્ણ સેટ જાળવવામાં આવે છે.