यह लेख ecount में Sales और Purchase invoices (bills) को बनाने और प्रबंधित करने का तरीका बताता है, जिसमें voucher entry, party handling, product lines, taxes, और संबंधित सेटिंग्स शामिल हैं।
📋 Overview
Sales/Purchase Entry स्क्रीन को Transaction → Sales/Purchase → Sales Bill / Purchase Bill के माध्यम से पहुँचा जा सकता है। यह आपको sales invoices, purchase invoices, और स्टॉक मूवमेंट के साथ challans को रिकॉर्ड करने की सुविधा देता है।
🔧 Steps / How-to
- ऊपर के विकल्प को चुनकर voucher entry सूची खोलें।
- Date दर्ज करें। sales के लिए यह invoice date है; purchase के लिए यह voucher entry date है।
- भुगतान मोड चुनें:
- Cash – cash memos के लिए।
- Debit – debit memos के लिए (party ledger में पोस्ट करने के लिए आवश्यक)।
- Online – Default Online Bank Account सेट करने के बाद दिखाई देता है (Settings देखें)।
- सूची से Party A/c चुनें या आवश्यकता होने पर Cash Party बनाएं। Cash Party के विवरण (नाम, पता, GSTIN आदि) केवल प्रिंटिंग और GST रिपोर्ट्स के लिए संग्रहीत होते हैं।
- Bill No / Voucher No. दर्ज करें। Bill नंबर voucher number series के माध्यम से auto‑generated हो सकते हैं (book code प्रबंधन लेख देखें)।
- Invoice Type चुनें (Tax Invoice, Bill of Supply, Other आदि)। Tax राशि स्वचालित रूप से गणना की जाती है।
- इस voucher प्रकार के लिए परिभाषित किए गए किसी भी Custom Fields को भरें।
- प्रोडक्ट लाइन्स दर्ज करें:
- नयी लाइन शुरू करने के लिए मध्य सेक्शन में Enter दबाएँ।
- प्रोडक्ट चुनें। आप पॉप‑अप से सीधे आइटम जोड़, संपादित या हटाए सकते हैं।
- मात्रा प्रदान करें। यदि आइटम दो यूनिट्स का उपयोग करता है, तो second‑unit मात्रा दर्ज करें; first‑unit मात्रा स्वचालित रूप से गणना होगी।
- यदि batch, location, या serial‑number ट्रैकिंग सक्षम है, तो उपयुक्त batch, location, या serial नंबर चुनें।
- Rate प्रोडक्ट मास्टर या प्राइस लिस्ट से प्राप्त होती है। यदि कई प्राइस लिस्ट हैं, तो आपको एक चुनने के लिए कहा जाएगा।
- यदि GST को tax‑paid rate की आवश्यकता है, तो उसे दर्ज करें; सिस्टम tax‑free rate की गणना करेगा।
- Amount मात्रा, rate, और conversion factor से गणना होती है। आप इसे समायोजित कर सकते हैं।
- यदि कई taxes या item‑wise expenses लागू हैं, तो उस लाइन के लिए expense entry विंडो खुलती है।
- सभी आइटम दर्ज करने के बाद, प्रोडक्ट ग्रिड से बाहर निकलने के लिए Tab दबाएँ।
- Expenses Entry सेक्शन की समीक्षा करें अतिरिक्त शुल्क (transport, taxes आदि) के लिए। Tax राशि स्वचालित रूप से समायोजित होती है लेकिन संपादित की जा सकती है।
- यदि चाहें तो Narration जोड़ें। सहेजी गई narrations को याद करने के लिए
Ctrl+Rउपयोग करें। - यदि party bill‑to‑bill बैलेंस उपयोग करती है, तो adjustment फ़ील्ड दिखाई देगा (जब तक Voucher Setup में auto‑adjustment सक्षम न हो)।
- Save पर क्लिक करें। voucher चयनित मोड और सेटिंग्स के अनुसार पोस्ट किया जाता है।
⚙️ Settings / configuration
- डिफ़ॉल्ट cash/debit memo विकल्प Voucher Setup में सेट किया जाता है।
- डिफ़ॉल्ट Online Bank Account Setup → Branch Setup → General Tab → Default Online Bank Account के तहत परिभाषित है।
- Invoice types, price lists, expense formulas, और party‑wise सेटिंग्स भी संबंधित सेटअप लेखों से प्रबंधित की जा सकती हैं (नीचे लिंक दिए गए हैं)।
💡 Tips
💡 Tip: जब आपको transaction को party ledger में दिखाना हो, तो sales invoices के लिए Debit Memo का उपयोग करें। Cash Memo एंट्रीज़ सीधे डिफ़ॉल्ट cash account में पोस्ट होती हैं और party ledger में नहीं दिखेंगी।
💡 Tip: आप footer में बटन या उन स्क्रीन पर “Create Invoice” विकल्प का उपयोग करके Quotation, Order, या Delivery Challan से सीधे invoice बना सकते हैं।
⚠️ Common issues / warnings
⚠️ Note: Cash Memos के रूप में बनाए गए sales invoices party Ledger में नहीं दिखेंगे। इसके बजाय Debit Memo चुनें।
⚠️ Note: यदि Online payment विकल्प गायब है, तो जांचें कि Branch Setup में डिफ़ॉल्ट Online Bank Account कॉन्फ़िगर किया गया है या नहीं।
✅ Summary
- Sales/Purchase → Sales Bill / Purchase Bill खोलें।
- तारीख, भुगतान मोड, और party account सेट करें।
- bill number, invoice type, और custom fields दर्ज करें।
- मात्रा, rate, और वैकल्पिक batch/serial विवरण के साथ प्रोडक्ट लाइन्स जोड़ें।
- expenses की समीक्षा करें, narration जोड़ें, और सहेजें।